Согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Но наряду с этим существует также такое понятие, как "заверенная копия", то есть копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Данные определения наглядно демонстрируют необходимость соблюдения порядка заверения копии, ведь в противном случае она не сможет послужить поставленным целям. Соответствие копии документа свидетельствуется печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" при этом ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно" (на практике также пишут: "Копия верна"), должность заверившего копию лица, его личную подпись, расшифровку таковой (инициалы, фамилию), а также дату заверения. В соответствии с Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан", верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Такой же позиции придерживаются и представители Минфина России в Письме от 1 февраля 2010 г. N 03-02-07/1-35 где отмечают, что копии документов заверяются подписью руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством. Также по этому поводу высказался Высший Арбитражный Суд РФ, который относит к надлежаще заверенным копиям только те копии, достоверность которых заверена нотариально либо подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ (Определение ВАС РФ от 20 декабря 2010 г. N ВАС-14501/10). Таким образом, заверять копии документов организации может руководитель или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник заверяющей организации, главное закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности.
