Согласно ст. 434 Гражданского кодекса РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. При этом под электронным документом, передаваемым по каналам связи, понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Вместе с тем, нужно учитывать, что по крайней мере, сегодня существуют причины, не позволяющие уверенно использовать обмен сканированными документами.
Согласно ст. 11 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года № 149-ФЗ, в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Сам по себе сканированный документ не может доказывать, что он действительно был подписан соответствующими лицами. Средством, признанным законодательно и позволяющим достоверно установить создателя электронного документа, является электронная цифровая подпись.
Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Поскольку скан-копия, полученная по электронной почте – это лишь электронный образ этого документа, но не сам документ, обмен сканированными документами может привести к неблагоприятным налоговым последствиям.
Ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ определяет письменные доказательства как содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
Достоверность документа, образ которого получен в качестве скан-копии может вызывать вопросы в случае наличия спора.
Так, в Постановлении 18 Арбитражного апелляционного суда №18АП-12616/2014 от 18 ноября 2014 года по делу № А07-5490/2014 указано: «…учитывая, что между сторонами не достигнуто письменное соглашение о заключении договора посредством электронной связи, которое бы позволило достоверно установить, что документы исходят от стороны по договору, представленные в материалы дела копия договора .... со спецификацией ….., а также распечатка с почтового ящика, не являются достоверными доказательствами, подтверждающими факт заключения договора.». Президиум ВАС РФ в Постановлении от 22.02.2011 N 14501/10 по делу N А45-9663/2009 указал «При названных обстоятельствах следует признать, что суд кассационной инстанции необоснованно отменил постановление суда апелляционной инстанции, признав светокопии документов, заверенные заинтересованным лицом, допустимыми доказательствами.».
Таким образом, риски использования такого порядка заключения договоров существуют.
