Согласно правилам ст. 160, 432, 438 Гражданского кодекса РФ договор между сторонами может быть заключен путем обмена документами. Указанные нормы учтены при принятии Методических рекомендаций по вопросу оформления паспорта сделки на основании документов, рассматриваемых в качестве договоров в соответствии с нормами главы 28 Гражданского кодекса Российской Федерации (утв. Банком России от 15.06.2015 № 14-МР), опубликованных в издании "Вестник Банка России", № 53, 18.06.2015 года. Согласно указанным разъяснениям возможно заключение договора путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. В случае если в соответствии с законом или соглашением сторон договор в письменной форме должен заключаться только путем составления единого документа, подписанного сторонами договора, в уполномоченный банк представляется указанный договор, подписанный сторонами договора.
Таким образом Ваша компания может представить в уполномоченный банк договор, оформленный не только в виде одного документа, подписанного сторонами по сделке, но и в виде иных документов (совокупности документов), отвечающих требованиям к форме договора, установленным главой 28 Гражданского кодекса, при условии, что такие документы содержат все существенные условия договора, в том числе условия, необходимые для осуществления валютного контроля.
В связи с изложенным рекомендуем либо обратить внимание работников банка на указанные нормы и разъяснения, либо поставить на экземпляре договора, полученном от Вашего контрагента, подпись и печать и, тем самым, соблюсти рекомендацию банка.